Rusya pazarına ürün gönderen ya da göndermeyi planlayan birçok üretici ve ihracatçı için izlenebilirlik konusu artık “ekstra bir iş” değil, süreçlerin merkezinde duran bir gereklilik haline geldi. Bu noktada Chestny ZNAK; ürünün üretimden perakendeye kadar hareketini izlemeyi hedefleyen, belirli kategorilerde etiketleme ve seri takibi zorunluluğu getiren bir sistem olarak öne çıkıyor. Kayıt sürecini doğru planlamak, hem zaman kaybını azaltır hem de sevkiyatların gecikmesi gibi maliyetli riskleri düşürür.

Bu içerikte, Chestny ZNAK sistemine kayıt sürecini “adım adım” ve uygulamaya dönük şekilde anlatıyorum. Her firmanın ürün kategorisi, rolü (üretici, ithalatçı, distribütör, perakendeci) ve çalışma modeli farklı olduğu için bazı ayrıntılar değişebilir; ancak temel kayıt mantığı ve hazırlık aşamaları çoğu senaryoda benzerdir. Amacınız ister ilk kez Rusya’ya ihracat yapmak olsun, ister mevcut sürecinizi hızlandırmak olsun, aşağıdaki adımlar size net bir yol haritası sunacaktır.

Kayıt öncesi hazırlık: neye ihtiyacınız var?

Kayıt adımlarına geçmeden önce, sürecin hızlı ilerlemesi için bazı hazırlıkları tamamlamak gerekir. Chestny ZNAK tarafında yapılacak işlemler; şirket doğrulama, yetkilendirme, ürün verisi hazırlığı ve teknik entegrasyon gibi başlıklara dayanır. Hazırlıksız başlanan kayıt süreçlerinde en sık yaşanan problem; evrak eksikliği, yanlış rol seçimi veya ürün bilgilerinin standartlara uygun olmamasıdır.

1) Şirket bilgilerinin netleştirilmesi

• Şirketin resmi unvanı, adresi, vergi bilgileri ve yetkili kişi bilgileri güncel olmalıdır.
• Rusya’da faaliyet modeli net olmalıdır: “Doğrudan ihracat mı?”, “Rusya’da yerel bir partner üzerinden mi?”, “İthalatçı kim olacak?” sorularının cevabı kayıt yaklaşımını etkiler.

2) Ürün kategorisi ve kapsam kontrolü

Chestny ZNAK zorunluluğu ürün kategorisine göre değişir. Bu nedenle ilk iş, hangi ürün grubunun hangi gerekliliklere tabi olduğunu belirlemektir. Örneğin bazı kategorilerde DataMatrix/2D kod zorunlu iken, bazılarında farklı veri alanları veya ek bildirim adımları olabilir. Ürün kategorinizi doğru seçmek, yanlış akışa girip sonradan geri dönme riskini azaltır.

3) İç süreçlerin belirlenmesi

• Etiketleme nerede yapılacak? Üretim hattında mı, depo içinde mi, dış kaynak bir tesiste mi?
• Serileştirme (serializasyon) mantığı nasıl olacak? Her birim ürün tekil mi izlenecek, paket-koli gibi hiyerarşi olacak mı?
• İş akışında kim sorumlu olacak? IT, kalite, depo ve ihracat ekipleri arasında görev dağılımı net olmalıdır.

Adım adım kayıt süreci

Adım 1: Rolünüzü belirleyin

Chestny ZNAK ekosisteminde farklı aktörler bulunur: üretici, ithalatçı, distribütör, lojistik, perakendeci gibi. Kayıt sürecindeki ekranlar ve istenen bilgiler seçtiğiniz role göre şekillenir. Örneğin üreticiyseniz ürünün üretim/ambalaj sürecine dair iş akışlarınız ön plana çıkar; ithalatçı rolünde ise ülkeye giriş sonrası bildirim ve dolaşıma sokma adımları daha kritik hale gelir.

Adım 2: Yetkilendirme ve kurumsal hesap açılışı

Kayıt işlemi, genellikle kurumsal hesabın oluşturulması ve şirketin doğrulanması ile başlar. Bu aşamada amaç, sistemin karşısındaki kurumun “gerçek ve yetkili” bir şirket olduğunu teyit etmektir. Hesap açılışı sırasında şirket bilgileri, iletişim bilgileri ve yetkili kullanıcılar tanımlanır.

• Kurumsal kullanıcılar: Ana yönetici ve operasyon kullanıcıları ayrı ayrı tanımlanabilir.
• Erişim düzeyleri: Ürün yönetimi, kod talebi, raporlama, bildirim gibi yetkiler role göre dağıtılabilir.

Adım 3: Doğrulama için gerekli dokümanları hazırlayın

Şirket doğrulama sürecinde, kurumsal belgeler ve yetkili kişi kanıtları istenir. Belgelerin tam listesi firmanın rolüne ve yerleşik ülkesine göre değişebilir; fakat pratikte en çok zaman alan konu, belgelerin güncel olması ve doğru formatta sunulmasıdır. Burada hedef, “tek seferde onay” alacak şekilde eksiksiz bir dosya hazırlamaktır.

• Şirket kayıt dokümanları (ticaret sicil vb.)
• Vergi/kimlik doğrulama bilgileri
• Yetkili kişiye dair yetkilendirme belgeleri
• İletişim ve adres doğrulama detayları

Adım 4: Ürün verisini standarda uygun şekilde hazırlayın

Chestny ZNAK’ta kayıt sadece “firma hesabı açmak” değildir; ürün tarafında da veri kalitesi çok önemlidir. Ürün adı, marka, model/çeşit, ambalaj türü, GTIN/EAN, ürün özellikleri gibi alanların standartlara uygun olması gerekir. Bu adımda yapılan küçük hatalar, sonraki aşamalarda kod üretimi ve bildirimlerde sorun çıkarabilir.

Uygulamada en çok dikkat edilmesi gerekenler:

• Ürün isimlendirmesinin tutarlı olması (farklı sistemlerde aynı ürün farklı isimlerle görünmemeli)
• Ambalaj hiyerarşisinin belirlenmesi (birim, paket, koli gibi)
• Gerekli ürün kodlarının (GTIN/EAN gibi) doğrulanması
• İhracat belgeleri ve ürün verisi arasında uyum olması

Adım 5: Teknik hazırlık ve entegrasyon kararını verin

Bu noktada iki temel yaklaşım vardır: manuel operasyon (az adetli süreçlerde) ve sistem entegrasyonu (orta-yüksek adetli süreçlerde). Manuel operasyonlarda panel üzerinden ürün tanımlama, kod talebi ve bildirim yapılabilir; ancak adet arttıkça hata riski ve operasyon yükü yükselir. Entegrasyon yaklaşımında ise ERP/MES/WMS gibi sistemlerden otomatik veri akışı sağlanır, kod yönetimi ve raporlama daha sağlıklı yürür.

• Az adetli ve düşük çeşitlilik: Panel tabanlı işlem başlangıç için yeterli olabilir.
• Yüksek adetli ve çok SKU: Entegrasyon ve otomasyon genellikle zorunlu hale gelir.
• Üretim hattı etiketleme: Yazıcı, etiket tasarımı, doğrulama ve kamera kontrolü gibi bileşenler planlanmalıdır.

Adım 6: Kod talebi ve etiketleme sürecini planlayın

Kayıt tamamlandıktan sonra operasyonun gerçek kısmı başlar: kodların üretilmesi/talep edilmesi, ürün üzerine basılması veya etiketlenmesi ve okuma/doğrulama. Etiket tasarımında okunabilirlik, baskı kalitesi ve üretim hızına uyum kritik olur. Ayrıca depo ve sevkiyat adımlarında “hangi kod hangi ürüne gitti” ilişkisinin doğru tutulması gerekir.

İyi bir plan için şu soruları cevaplayın:

• Kodlar üretim başlamadan mı talep edilecek, yoksa sipariş bazlı mı?
• Etiketleme noktası neresi olacak ve hat hızı nedir?
• Baskı sonrası doğrulama yapılacak mı (okuma kontrolü)?
• İade/iptal/scrap gibi senaryolarda kod yönetimi nasıl olacak?

Adım 7: Bildirim (raporlama) ve iş akışlarını oturtun

Chestny ZNAK mantığında sadece kod basmak yetmez; ürün hareketlerine ilişkin bildirim süreçleri de önemlidir. Üretim, depolama, sevkiyat, ithalat, satış gibi farklı aşamalarda sistemin beklediği bildirimler olabilir. Bu bildirimler, rolünüze ve ürün kategorinize göre değiştiği için, kayıt sonrası süreç haritası çıkararak adım adım ilerlemek işleri kolaylaştırır.

• Sevkiyat öncesi kontroller: Ürün-kod eşleşmesi ve koli/palet hiyerarşisi
• Partner süreçleri: Rusya’daki ithalatçı/distribütör ile veri uyumu
• İade/hasar süreçleri: Kod iptali veya yeniden etiketleme kurgusu

Sık yapılan hatalar ve pratik öneriler

Yanlış rol seçimi

En yaygın sorunlardan biri, şirketin ekosistemdeki rolünü yanlış seçmesi ve buna göre süreç kurgulamasıdır. Rol hatası, ileride ek yetkilendirme ve kayıt güncellemesi gerektirerek zaman kaybettirir. Başta netleştirilmiş bir senaryo (kim üretici, kim ithalatçı, kim satışa sunacak) bu riski azaltır.

Ürün verisini son dakikaya bırakmak

Kayıt tamamlandıktan sonra “ürünleri sonra tanımlarız” yaklaşımı çoğu zaman gecikmeye neden olur. Ürün verisi hazırlanmadığında kod talebi, etiketleme ve sevkiyat planı aksar. Bu yüzden ürün kartlarını ve kod/ambalaj mantığını kayıtla paralel yürütmek daha sağlıklı olur.

Baskı kalitesi ve doğrulama ihmal edilmesi

Etiketleme tarafında en küçük kalite problemi bile sahada büyük bir sorun yaratabilir. Okunmayan kod, iade veya sevkiyat gecikmesi demektir. Baskı öncesi test, doğru etiket materyali seçimi ve mümkünse doğrulama kontrolü bu riski azaltır.

İhracat yapan firmalar için hızlı kontrol listesi

• Ürün kategorinizin zorunluluklarını netleştirin.
• Şirket rolünüze göre kayıt akışınızı belirleyin.
• Kurumsal belgeleri güncel ve eksiksiz hazırlayın.
• Ürün verisini standart ve tutarlı şekilde oluşturun.
• Manuel mi entegrasyon mu kararını adet ve çeşitliliğe göre verin.
• Etiketleme noktasını, yazıcı ve kontrol adımlarını planlayın.
• Bildirim süreçlerini partnerlerinizle uyumlu hale getirin.

Kayıt ve izlenebilirlik süreçlerinde operasyonu sadeleştirmek

Chestny ZNAK kayıt süreci doğru yönetildiğinde, sonraki adımlar çok daha düzenli ilerler. Özellikle seri yönetimi, etiketleme ve bildirim aşamalarında süreçleri otomatikleştirmek, hatayı azaltır ve ekiplerin iş yükünü dengeler. Eğer ihracat hacminiz artacaksa, en başta doğru kurgu ile ilerlemek uzun vadede ciddi avantaj sağlar.

Uygulamada birçok firma; kayıt sürecini tamamladıktan sonra “kod üretimi, yazdırma, doğrulama, paketleme hiyerarşisi ve sevkiyat bildirimi” gibi adımları tek bir akışta toplayacak çözümlere yöneliyor. Bu sayede operasyon tek ekrandan izlenebiliyor, raporlama kolaylaşıyor ve sahadaki hata payı düşüyor. Konuyla ilgili izlenebilirlik ve serileştirme yaklaşımını daha kapsamlı incelemek isterseniz Chestny ZNAK içeriğine göz atabilirsiniz.